修理の受付・発送業務をkintoneで管理＆宛名ラベルもkintoneから一括作成・印刷。
受付→状況把握→発送業務をデジタル化することで作業効率アップに成功。
・電話やFAXでの修理の依頼を各担当者が個別に受付・対応。依頼内容や対応状況は担当者しか分からない状況。属人的な対応を無くし、修理対応状況を全社で見える化したい。
・修理依頼者へ送付する封筒の宛名は手間・時間がかかる「手書き」での対応。ムダな業務をなんとか削減したい。
お悩み（kintone導入の背景）
これまでにお客様から届いた修理依頼は、その都度電話やメールにて個別応対をしていました。
連絡や対応状況をリスト化していたわけでもなかった為、「誰から連絡が来たのか」「どういった対応をしたのか」など、状況の把握が会社全体で出来ていませんでした。
修理した商品をお客様へ発送する際も、宛名の記載は手書きであったため、手書き作業に時間をとられていました。
これまでの煩雑な業務フローについて
基本的に担当者が1から10まで対応していたため、属人的な業務が続いていました。
この状態では、もし担当者が急に出社できなくなった場合、他に対応できる人が居なくなってしまいます。
kintoneを利用することで社員全員が現在の状況をアプリで確認することができ、尚且つ対応状況ごとにコメントも付けることができる為、社員同士での状況確認も可能になりました。
また外部のプラグインと連携させることにより、メールの一斉送信や印刷作業が可能になり、だれでも簡単に対応をすることができるようになりました。ワンクリックで作業することができるため時間がかからず、通常業務の途中で時間を割いて修理の対応をすることが減りました。
kintone導入後の流れ
1. お客様から修理依頼を受注、kintoneへ自動で顧客情報が登録。
2. プリントクリエイターでお客様の宛名を一括印刷。
3. 修理品返送用の封筒をお客様へ郵送、kMailerで郵送の連絡。
4. お客様が修理品を返送、修理品をスタッフが確認。
5. 修理した商品をお客様へ返送、kMailerで郵送の連絡。
1.修理依頼
お客様が公式ホームページの修理受付フォームから名前・住所・連絡先などの情報を入力し送信すると、kintoneに自動で情報が追加される。この際、ステータスは「未対応」の状態。
2.宛名一括印刷
入力された情報をもとに、プリントクリエイターを用いて修理品返送用の封筒に一括で宛名を印刷する。
3.封筒郵送
未対応のお客様に修理品返送用の封筒を郵送し、同時にkMailerを使ってメールを一斉送信する。メール送信と同時に自動でステータスが「郵送済」に変更される。
4.商品返送
お客様が修理品を封筒に入れて返送。
返送された修理品を会社スタッフが確認し、手動でステータスを「到着済」に変更する。
5.送り状ラベル・追跡番号出力
修理の完了後は、お客様へ返送。kintoneの顧客情報を運送会社の送り状発行システムへ登録し送り状を印刷する。送り状印刷と同時に送り状番号が発行される。送り状番号はkintoneに登録し、顧客情報と結びつける。
6.修理対応品発送
送り状番号をkintoneにCSVファイルで一括登録後、kMailerを使って「発送完了メール」を一斉送信する。メール送信と同時に自動でステータスが「発送済」に変更される。
機能の紹介
ステータスに合わせてメールを一斉送信
修理依頼の受付から修理完了商品の返送までの状況は「ステータス」という項目で管理しています。該当するステータスのお客様をkintoneで絞り込み、メールを一斉送信することで、作業効率が格段に上がりました。
ステータスの自動変更
kMailerを使ったメールの一斉送信と同時に、kintoneのステータスが自動で変更されるシステムを構築。
未対応・封筒郵送済・依頼品到着済・発送済 など
お客様への連絡・対応作業時間の短縮はもちろん、修理対応業務の進捗状況や対応状況をリアルタイムで確認できるようになりました。
修理依頼品の返送用封筒へ宛名・管理番号を自動印刷
プリントクリエイターと連携することで、修理依頼品の返送用封筒に「宛名・住所・管理番号」を一括で印字・印刷するシステムを構築。
プリントクリエイターの管理画面にて、封筒の規格に合わせ印字位置・文字サイズ・行間などを調整しました。
返送用封筒に管理番号を印字することで、修理依頼品が到着した際の確認作業の効率化にもつなげています。
関連情報
トヨクモ kMailerサービスサイト
https://km.kintoneapp.com/
トヨクモ プリントクリエイターサービスサイト
https://pc.kintoneapp.com/
記事公開日：2021年6月24日