専用オーダーフォームを導入しkintoneと自動連携。
受発注業務＆作業の効率化に成功。
村山刀剣様 事業概要
村山刀剣様は「刃物のまち（刀都）」として有名な岐阜県関市で居合刀・観賞用模造刀（見術刀）の製造を行っており、製造された居合刀や模造刀は、戦国武将・侍が登場する映画やドラマにも度々登場しています。
・エクセルで届いた注文内容を職人さん用作業リスト（別のエクセル）へ手入力するというムダが毎日発生。
・最新の作業リストを2Fの事務所まで印刷しに行くなど、移動や時間のムダが毎日発生。
・繁忙期には注文内容や納期に関する電話問い合わせが多くその対応に追われてしまう。
お悩み（kintone導入の背景）
非効率だと分かっていても、業務の進め方がなかなか変えられない。
思いきってお客さんに相談し、受発注業務のオンライン化へ着手。
居合刀・模造刀はその外見からも分かる通り、刀身や鞘（さや）に、多くの装飾品が組み合わされ、職人さんによる様々な加工・仕上げを経て製造されています。
自分の好みに合わせて「カスタマイズ」を希望される方も多く、長さ・波紋・装飾品の組み合わせにより、注文内容は複雑なものとなります。
これまで、この受発注業務には「注文専用エクセル」を使用してきましたが、注文内容の確認にはじまり、職人さんへの作業指示、職人さんによる作業内容の確認において、別のエクセルファイル・テキストファイルへ二重に手入力するといったムダが発生していました。
繁忙期になれば、注文内容の確認・納期の回答など電話や担当者ごとにメールを送信するといった事務作業の負担も増えていました。
kintone導入後の効果
・カスタムオーダー専用のWEBオーダーフォームを構築。
・オーダーフォームからの注文内容をkintone「注文管理アプリ」へ自動で取り込む。
・作業場のタブレット端末で「注文管理アプリ」を確認して、注文内容と必要作業をリアルタイムで確認。
・作業の進捗状況や目安納期を「注文管理アプリ」に入力。
・「注文管理アプリ」の一部をお客様専用WEBページへ自動表示させることで、お客様はWEB上で注文内容や目安納期の確認が可能。
全体イメージ
WEBオーダーフォーム画面
kintoneの注文管理画面
お客様にWEBオーダーフォームを利用してもらうことからスタート。
受発注業務のオンライン化には、当然ですが、発注するお客様側の協力も必要です。
村山刀剣様では、これまでの専用エクセルに替わるWEBオーダーフォームのイメージを提出し業務効率化の相互メリットを説明することで、新しい業務スタイルへの理解を得るところから取り組まれました。
・kintoneで注文管理を行うことで、ムダな事務作業の削減に成功。
・タブレット端末を活用した作業場での情報共有で、職人さんの作業効率が改善。
・ムダな指示書や手書き資料の削減によりペーパーレスを実現。
・お客様への電話・メール連絡を専用WEBページ上での確認に切り替えたことで、発注側・受注側お互いの業務効率が改善。
WEBページとkintoneの連携に興味のある方、自社でも取り入れてみたいという方は、お気軽にお問合せ下さい！
関連情報
株式会社村山刀剣様
https://murayamatouken.com/
記事公開日：2023年8月23日