業務改善のためのシステム導入についてのご相談を受ける際、「既存の業務をシステム化してほしい」というご要望をいただきます。「アナログからデジタルへ」「紙をデータに」「エクセルをキントーンに」という発想です。

とっかかりとしては間違っていませんし、会社の情報をアナログからデジタルにシフトさせるだけでも業務改善効果は見込めます。使っているエクセルをkintone化するところからはじめるケースも実際にあります。

ところが、話を詰めていくにつれて、「既存業務フローのデジタル化」、つまり今の仕事のやり方を変えないでデジタル化をすることに強くこだわっていることが分かってくるケースがあります。「変えないこと」にこだわる背景には、変化による現場の混乱を避けたい、業務を変えない方が現場の人たちの理解を得られやすいという思いが見え隠れして、担当者の方の気持ちはわかります。

ただ、一番大事なことは業務改善をすること。業務改善のためにシステムを活用するということです。「システム導入＝業務改善」ではないのです。逆に、「システムに業務をあわせるなんて本末転倒だ」という反論をいただくこともあります。このご意見もごもっともで、システムありきでもないのです。

繰り返しになりますが、大事なことは「既存の業務フロー」でも「新しく導入するシステム」でもなく、これからより良い業務フローをつくっていくこと、その一点です。

もちろん現場の意見を吸い上げたり調整したりすることは必要です。ドラスティックに変えてしまいお客様に迷惑を掛けてしまうことは避けなければいけません。そのためには、一気に大きく変えるのではなく、少しずつ改善を継続し、結果的に大きな業務改善へとつなげていく無理のない進め方をするといいでしょう。

そうした点からも、kintoneのような柔軟性・拡張性をもったシステムは使い勝手がいいと思います。システムは導入したら変えられない、変えるのは大変だという従来型の思い込みがあるかもしれませんが、今はそんなことはありません。間違った認識で業務改善に失敗してしまわないよう、ぜひ一度ご相談ください。