大会運営者が関係者と個別にやり取りをしていた業務フローを、
kintoneとウェブサイトを活用して大幅に改善することに成功
岐阜県ホッケー協会様 事業概要
岐阜県内でオリンピックを目指す人からホッケー大好きなスポーツ愛好家まで、社会人、大学生、高校生、中学生、スポーツ少年団など幅広い年代のチームが所属している岐阜県ホッケー協会。
県内には、日本代表チームの本拠地（ナショナルトレーニングセンター）となっている東洋一のホッケーグランド、川崎重工ホッケースタジアム（岐阜県グリーンスタジアム）があるため、このグランドで開催される国内大会・国際大会では主管協会を務めています。
以前、関商工高等学校でウェブ制作に関するセミナーをさせていただいたことがあり、その関商工の先生からのご紹介で当社を知っていただいきました。今回は、2024に開催された高校生の全国大会に向けてシステム構築をサポートさせていただきました。
お悩み（kintone導入の背景）
既存のシステムの限界を感じ新たな大会運営システムを模索
元々は社会人チームの関係者が作られた大会運営システムを利用されていましたが、システムに関する相談や稼働があるたびにわざわざ東京から足を運んでもらう必要があったこと、また、その方も本業の傍らでシステムに関わっていたため、やりとりに時間がかかるなどの問題もあったため、なるべく近場でシステムを構築できる業者を探されていました。
・試合日程や出場選手の情報収集を個別に行っていたため、かなりの手間がかかっていた。
・試合結果をさまざまな報道機関へメールで連絡する必要があった。
・元々利用していたシステムの動作が重く、試合中に止まってしまうことがあった。
・親御さんや大会関係者に試合の情報をリアルタイムで見せたいという思いがあった。
システムへの情報入力をすべて運営側で行っており、その情報収集のために各チームの監督さんとやりとりをしていたのですが、監督さんによって連絡手段が違い、集まった情報を最終的に運営が手作業で取りまとめていたためムダなやり取りが発生していました。
その手間を解消するため、各チームがウェブサイトの統一フォーマットに入力する形にすることを提案しました。入力したデータはそのままkintoneに保存されていきます。
kintone導入による解決策
さまざまな関係者に利用していただくため、誰でも扱いやすいシステムを構築
・PC操作に不慣れな方でも扱いやすいkintone構築とアプリカスタマイズ。
・専用ウェブサイト制作とkintoneとの連動。
・有償プラグインを利用せずにカスタマイズで対応。
・kintoneから出力した試合記録のPDFをウェブサイトからダウンロード可能に。
PCの操作に慣れていない運営役員の方でも扱いやすく、また試合の展開が早い場合はスムーズな入力が必要になるため、プラグインの導入やオリジナルカスタマイズを実装することで、できるだけ入力の手間が減るようにシステム側で工夫をしました。
また、kintoneの構築と同時に、インプットとアウトプットの双方の機能を備えた大会専用ウェブサイトを制作し、kintoneと連動するようにカスタマイズしました。ウェブサイトの選手登録フォームから各チームの方が直接選手情報を入力することで、運営者が情報を集約して入力し直す手間がなくなりました。ウェブサイトから入力された情報はkintoneに自動で登録されます。また、試合中にはkintoneに入力した試合情報がリアルタイムでウェブサイトに反映・掲載されます。
kintoneから試合記録のPDF出力をしたり、ウェブフォームと連携させるプラグインはさまざま販売されていますが、定期的にライセンス料が発生するため、これらの機能もちらし屋で開発しました。
kintone導入後の効果
運営の手間が削減されただけでなく、多くの人に喜んでいただける仕組みを実現
・選手登録フォームから各チームの監督さんが選手情報を入力する流れに変えたことで、運営の手間が大幅に削減された。
・見た目を元のシステムから大きく変えなかったため、今までと同じように操作ができた。
・試合情報がリアルタイムでウェブサイトに掲載されるため、会場に来られない親御さんでもスコアや選手交代などの情報が分かるようになった。
・ウェブサイトから試合結果のPDFが出力できるため、報道機関への情報提供が楽になった。
・「システムを触ったことが無い人」目線で作成した利用マニュアルが好評だった。
新しいシステムを導入する際には、慣れるまで拒否反応が出てしまうことがありますが、今回はできるだけ既存のシステムと同じ感覚で入力できるようにしたり、実際の大会でテスト・動作確認を繰り返すなどして丁寧に進めたことで、スムーズに導入ができたと感じています。
大きな成果としては、情報のインプットとアウトプットをウェブサイトに集約したことで、大会前と大会後に苦労していた関係者とのやり取りが大幅に削減されたことです。苦労されていたので大幅に改善されて良かったと思います。
また、試合情報がリアルタイムでウェブサイトに掲載できるようになったことで、特に選手の親御さんに好評だったことは、大会運営者としても喜ばしいことだったそうです。
今後、この仕組みを社会人など他のカテゴリーの大会にも展開することで、より効率的に情報発信をしていけるのではないかと考えています。
少しづつでも良いのでkintoneにシステムを移行したい、移行後の活用もサポートしてほしい
という方は、ぜひお問い合わせください。
関連情報
岐阜県ホッケー協会様
https://senbatsu-hockey.com/
記事公開日：2024年12月27日