ペーパーレス化の効果はコスト削減だけではありません。
WEBシステムを導入するきっかけとしてよくあるのが「ペーパーレス化」。上の写真はイメージですが、デスクに山積みになった書類の山はいかにも昭和的ですし、そのような状況が常態化している人とは仕事をしたくないとさえ感じてしまいます。また、しっかりとファイリングされた書類が棚に並んでいる様子もオフィスならではの光景ですが、紙として保管することに必然性があるかどうかを検証してみると、案外そうでもないものまでストックしていることに気が付きます。
それでもまだ紙の書類の信奉者はまだまだ多く、「なんだかんだ言って、紙の書類がイチバン見やすいんだよな」というコメントにつながります。事実、慣れているものの方が見やすく扱いも楽ですから、その場限りの役割を考えれば「紙がイチバン」という感想も理解できます。ところが、もはやその視点で仕事を語っていては通用しない時代になっています。会社の情報は個人で把握しているレベルのものではなく、会社の重要な資産であり、その活用が経営に大きな影響を与えるようになっています。
また、ペーパーレス化の目先の目的として挙げられるのが、紙や印刷、郵送などにかかる「コストの削減」です。また、紙資源の削減による環境対策なども付け加えられることもあります。ところが、これがWEBシステム導入によるペーパーレス化を阻む理由のひとつにもなっています。
▼社内の情報を紙からデータに変えることで得られるコスト削減以外のメリット
・情報の検索性の向上
・情報の共有化
・業務の効率化
・チームワークの向上
・セキュリティの向上
・企業イメージの向上
・業績の向上
などなど、データベース化によるメリットは、データを活用すればするほど広がりをみせていきます。あえて省いたコスト削減に目を向けてみても、先に挙げた紙や印刷、郵送代だけでなく、資料作りやコピー、封入などに関わる人や時間、コストも膨大でその削減効果はシステム化にかかる費用をはるかに凌ぐでしょう。
WEBシステム導入によるさまざまなメリットについてはこのブログでも取り上げていますが、単に「紙をデータに置き換える」だけではなく、業務改善から社員の幸せや業績の向上、さらにはお客様の幸せへと視野を広げていくと、ワクワクしながらWEBシステム導入の取り組みが進められると思います。
