kintoneのバックアップ！増え続けるデータに必要な対策

本社オフィスより。
先日、kintoneの操作についてご相談をいただきました。

kintoneのデータが消えてしまったかも・・

kintoneにあるデータを「バックアップ」することの重要性について考えましょう

kintoneは企業の業務効率化に役立つ強力なツールです。上手に活用している会社さんも増えてきて、社内のあらゆる情報をkintoneに集約させて、必要に応じてデータを活用しているケースもみられます。
そうなるとkintoneは日常業務で当たり前に使われるようになり、逆に、そのデータを見ることができなくなったり、使うことができなくなってしまった場合には、各スタッフの業務に支障が出るだけでなく、会社全体、あるいは顧客にまで影響を及ぼしてしまう危険性も秘めています。

このような事態を避けるため、まずは「kintoneの標準的なバックアップ体制」を理解し、自社で今すぐ取り組むべきバックアップの手段を学びましょう。そして、必要に応じて外部連携サービスを利用することで、さらにkintoneのバックアップ体制を強化していきましょう。

kintoneの標準バックアップ機能とは

kintoneのデータは手動でダウンロードできますが、すべてのデータをバックアップすることはできません。データのダウンロードは、以下の手順で行います。

kintoneでは任意のデータをダウンロードできますが、標準機能にバックアップの自動化（自動保存）はないので手動でファイルに書き出す必要があります。

頻繁に書き出す場合は、書き出すフィールドやレコードの絞り込み条件を指定した「書き出し用の一覧」を保存しておくと効率的です。保存した「書き出し用の一覧」を選択してからファイルに書き出すと、毎回同じ絞り込み条件で書き出すことができます。

ファイルの書き出しにはアクセス権が必要

全てのユーザーが、ファイルの書き出しを実行できるわけではありません。ファイルに書き出す場合には、アプリに対して「ファイル書き出し」のアクセス権が必要です。

添付ファイルはバックアップを取ることができない

なお、kintoneのアプリにアップロードした「添付ファイル」はバックアップがとれないため、必要な場合は外部連携サービスを導入して対応することになります。

添付ファイルもバックアップできる「kBackup」

添付ファイルがダウンロードできる外部連携サービスのひとつに、トヨクモの「kBackup」があります。kintone標準機能ではできない自動バックアップにも対応しているので便利です。

「契約書」などの大切な添付ファイルがある場合は、このような添付ファイルも含めてバックアップを自動化できる体制を整えておくことは重要なことです。必ず導入することをおすすめします。

もちろん、当社でも申込から設定サポートまでご対応しておりますので、お気軽に相談ください。

バックアップの重要性を認識して体制を整える

まずは、定期的に手動でCSVダウンロードを実施する。
必要に応じて「kBuckup」など外部連携サービスを導入する。

データを扱う以上、トラブルが起こってから焦っても遅いので、自社のkintoneの活用状況にあわせてバックアップ体制を整えましょう。そのための費用や手間を惜しまないことは、担当者レベルではなく、経営判断として重要となります。