社員が一人ひとり名刺を管理するのは、宝の持ち腐れ。

あなたの会社では「名刺管理」をどのように行っていますか。日々の営業活動の大切なツールである名刺ですが、実は多くの会社で、「営業担当に管理を任せている」という声を耳にします。社員一人ひとりが個々で管理を行っており、会社全体でデータを共有できていないだけでなく、そもそも管理方法がバラバラで統一できてないことが多いのです。ちなみにあなたの会社ではいかがですか？名刺の管理方法、きちんと統一されていますか？

名刺の管理方法は、「アナログ」と「デジタル」の2つに大きく分かれます。アナログの代表的なものが、名刺ホルダーを使った管理です。クリアファイルのホルダーを使う人もいれば、名刺の出し入れがしやすい箱状の名刺ボックスを使っている人もいると思います。

どちらも手軽に名刺を整理できる良さがありますが、デジタル管理するのに比べて、お目当ての名刺を探し出すのに手間がかかりがち。さらに、社員一人ひとりが自分の使いやすい方法で個別に管理しているため、代わりの社員が取引先の情報を調べたり、社内で情報を共有して営業活動に活かしたりすることが難しい。これでは、せっかくの顧客情報が宝の持ち腐れです。

クラウド化すれば、名刺の情報を簡単に全社で共有できる

では、名刺をデジタル管理している会社はどうでしょうか。名刺をデータ化していれば、名刺を探し出す手間が省け、業務の効率化が図れるはずです。ただ、社員が個々にデータを管理しているだけでは、社員同士で情報を共有することができず、アナログで管理しているのと大差ありません。他のパソコンからアクセスできなかったり、外出先から確認できないような管理方法なら、せっかくの顧客データを有効に活用できているとはいえないでしょう。

その点、優れているのが名刺管理用のクラウドサービスです。名刺のデータをクラウド化しておけば、社員一人ひとりが持つ名刺のデータに場所を選ばずアクセスでき、効率的に業務を進めることができます。「社員がバラバラな方法で名刺を管理している」。そんな会社こそ、名刺管理のクラウドサービスを活用するメリットは大きいはずです。