手書きの作業をデジタル化して仕事を効率化する。

仕事をしていれば、様々な書類が発生し、それをまとめて管理することとなるでしょう。また日報などを毎日手書きで紙に書いて提出している人もいるかもしれません。しかしながら、最近はIT関連のアイテムが増えてきたので、手書きをデジタルに移行する事も出来ます。

多くの手書きの作業をデジタルに移行すると、それだけ時間が短縮化されて、仕事の効率化に繋がります。紙の書類だとまとめてあっても目的の物を探すのに苦労したりしますが、それが電子ファイルだとすぐに探せ出したりします。時間を短縮化して仕事の成果に結びつけるなら、デジタル化は行った方が良く、今回は仕事効率化に役立つ、アイテムをいくつかご紹介します。

仕事を効率化する時の考え方

どんなにデジタルへ移行できたとしても、仕事のやり方自体が間違っていると効率化にはなりません。まずはすべての仕事は雑務も含めて、時間や期限を決めて行うべきです。期限がないとだらだらといつまでも終わらないということもあります。

その上で仕事を効率化してくこととなりますが、仕事の情報に関しても整理しましょう。情報を収集したら、それを整理してまとめて、そして具体的に活用していきます。いくらデジタルに移行しても、その情報を活用できなければ意味がありません。

まずはデジタルへの移行の第一歩として、紙の書類をデジタル化しましょう。デジタル化することによって、膨大なデジタル書類でも目的の物をすぐに探せだし、パソコンやスマートフォンでいつでも確認できます。書類を置く無駄なスペースを無くすことが出来、紙の書類のように紛失することも無くなります。

紙の資料をデジタル化する。まずはそこから。

基本は紙の書類をスキャンしてデジタル書類の変える方法ですが、複合機のスキャナー機能でスキャンする事も出来ますが、デジタル化するならドキュメントスキャナーを一台用意すると良いでしょう。ドキュメントスキャナーなら紙の書類のスキャン速度が速く、Wi-Fiで無線で離れたところのパソコンにもデータを送信でき、PDFの他にWordやExcelにも変換できます。

またデジタル化するなら、闇雲に行うのではなく使いやすいようにデジタル化すべきです。