ただ書くだけではもったいない。日報を業務効率化に役立てる！

業種を問わずたくさんの企業で活用されている「日報」。ただ、その使い方は会社によって様々です。なかには、日報の形式が社内で統一されておらず、「何を書けばいいのか分からない」といったケースもあるのではないでしょうか。

日報は、単に業務内容を書き残すだけではあまり意味がありません。そもそも「なぜ日報を書くのか」を改めて整理した上で、業務の効率化や社内コミュニケーションの活性化に役立てることが大事です。そのためにも、まずは「目的を明確にする」ところから始めるようにしましょう。

日報は、書く人と読む人が情報を共有するためのツールです。これは単に上司と部下の間だけでなく、同じ業務に携わるチームのメンバーが相互に確認することで、より一層効果を発揮します。お互いの作業の量や進捗状況を把握できれば、忙しい作業に多くのメンバーを割り当てるなど、効率良く業務全体を進めていくことができます。

また、日報を書くことで、業務を可視化できるのも大きなポイントです。どの作業に、どれだけの時間が掛かるのかが分かれば、メンバー全体をうまくマネジメントすることにもつながります。そのほか、外回りなどで外出することが多い営業職などでは、仕事の悩みや相談を書いてもらうことで、コミュニケーションツールとしても役立つはずです。

デジタル化すれば、簡単に情報共有ができ、執筆の負担も減らせる！

ただ、日報の作成は毎日発生する業務だけに、あまり時間が掛かるようでは負担が増えてしまい、逆効果になりかねません。そこで検討したいのが日報のデジタル化です。

あらかじめ入力項目をテンプレート化しておけば、無駄な作業が減りますし、同じ書式で書かれているため、書く人と読む人との情報共有もしやすい。デジタル化することで、上司と部下だけでなく、メンバー同士の情報共有も簡単に行えるようになります。

日報を有効活用するための一番のポイントは、できるだけ社員の手間がかからないようにすること。クラウドを活用すれば、外出先でも日報の提出ができますし、作業の負荷がぐっと減ります。ぜひこれを機会に「日報のデジタル化」を検討してみて下さい。