何気なく続いていた仕事の無駄を発見し、やめることが大切です。

前回の記事でもご紹介したように、社員一人ひとりの作業内容を業務管理アプリなどで細かく集計していくと、「仕事の見える化」が可能になります。このデータを使って業務内容をグラフ化すれば、誰が、どんな仕事に、どれだけの時間を使っているのかなどが一目瞭然になります。ただ、単に「仕事を見える化」しただけでは、せっかく見える化した意味がありません。集計したデータを活用し、これまでの業務を見直し、効率化を図ることで生産性アップに繋げていくことが大事です。

生産性アップの第一歩は、「無駄な仕事をやめること」です。例えば、「事務作業に必要な書類などを探している時間が多い」といったことはありませんか。ものを探す時間は、無駄な仕事の最たるもの。日頃から必要なものをすぐに取り出せるように整理整頓を徹底しておけば、作業時間を減らすことができます。探し物に1日15分使っていれば、週5日で合計1時間15分。仮に年間250日勤務とすると、1年間でなんと62時間30分が探し物だけに費やされている計算になります。一刻も早く整理整頓を始めた方が良さそうです。

社員一人ひとりの働き方を把握し、会社全体を活性化させることも。

「仕事の見える化」に取り組むと、同じ作業を行っていても、社員によって作業時間に差があることが分かります。例えば、同じPC作業でも、Aさんなら平均1時間で終わるものが、Bさんだと1時間30分かかるといったことが見えてきます。

所要時間に違いがあることが分かったら、次は、AさんとBさんの作業の仕方を細かく比較していきます。もしかしたらAさんは、Bさんが知らないPC操作を行っているから作業が早いのかもしれません。そうであれば、Aさんの操作方法をBさんに教え、同じように作業してもらうだけで、これまでより早く作業を終えられるかもしれません。

また、作業の進め方に問題がないとしたら、BさんはそもそもPC作業に向いていないかもしれません。BさんよりもPC作業が得意なCさんに担当してもらい、Bさんに別の作業をしてもらった方が、組織全体の生産性アップが計れるかもしれません。このように、仕事を見える化すれば、単に作業時間を把握するだけでなく、あなたの会社全体の生産性を大きく向上させることができるはずです。