電話とFAXしかなかった時代を思い出せば、画期的な連絡ツールだったEメール。しかし、今はどうでしょう。社外と連絡をとる際には今でもメールが必要な場面はありますが、社内の連絡においては、メールが最適な手段だとはいえない場面が多いのではないでしょうか。
ムダが多い、社内連絡の手段としてのEメール
SNSやチャットなどと違い、メールだと挨拶などの前置きをつけないと失礼な気持ちになるので、用件と関係ない文章が多くなりがちです。ちょっとした用件の場合には、ムダに時間がかかります。
また、結論だけを周知してもらえればこと足りるケースでも、メール特有の『CC』で過程のやりとりが大量に送られてくることがあります。しかも、送信者も「必要だから」ではなく「念のため」という理由で『CC』を付けてくるのでやっかいです。
さらに、添付資料の付け忘れや内容の間違いなどによる再送信があると、どれが正しいメールなのか判別が難しくなります。件名に「再」や「最新」などとつけても、「再々」や「最新ver.02」などと際限なく増殖していくので混乱は避けられません。返信が繰り返された結果、件名が「Re: Re: Re: Re:……」となったり、途中で話題が件名と違ってきてもそのままの件名で返信されてくると、後からメールを見返す際に検索しにくく、探し出すのに手間がかかってしまいます。
メールの使い方を変えれば働き方も変わる
このように、社内連絡でのメール利用は非効率であることが多く、実は、そのことに気が付いていてストレスを感じている人もたくさんいます。実際、会社以外でのプライベートな連絡手段としては、メールはほとんど使われずSNSなどに置き換わっているのではないでしょうか。
不満を抱えながらも会社でメールを使い続けるのは、非効率に気が付いていない上層部の影響が大きいのかも知れません。今の時代、効率的な社内連絡ツールはいくらでもあります。WEBシステムのための多少の支出も、業務の効率化によっておつりが出るでしょう。従業員の側も、分かっていながらムダな業務を続けるのではなく、しっかりと声を上げるべきです。これを機会に、社内メールから社内の情報共有を考慮したWEBシステムへと社内連絡の手段の変更を検討してみてはいかがでしょうか。
