WEB予約管理システムで主催者側と企業側の情報共有に成功。

岐阜県関市にて行政と民間企業とが協力し毎年開催されているイベント「関の工場参観日」。毎年8月の4日間に渡り開催され、関市内に拠点を置く製造業を中心に2018年は40以上の企業と団体が参加し工場見学・ワークショップを提供しました。

このイベントで導入されたWEBを活用した予約管理システムをご紹介します。

関の工場参観日（関市役所）様

お客様の業務紹介

お悩み・課題

参加者も3000人を超え、電話で予約を受付しエクセルで管理するという業務に限界。

これまで、イベントへの参加申し込みは、電話での受付、もしくはFAXでの受付のみ。受付がスタートすると、担当者が承った参加予約をエクセルにその都度入力するというアナログでの管理を改善したい。公式サイト上からオンラインで予約を受け付け、ユーザーは空席状況を、企業側は予約状況をリアルタイムで把握できるようにしたい。

WEBシステム導入後の効果

予約状況をWEBで管理することで業務を改善。主催者側と企業側で予約状況を共有することが可能。ユーザーに便利なイベント検索機能も提供。

• 各企業毎に異なる開催スケジュールを管理、公式サイトへ掲載する機能。
• 希望日時や空席があるイベントを検索できる機能。
• 申込者の予約情報を管理する機能。（代表者、連絡先、参加日時、参加人数）
• 申込者の一覧データを管理する機能。（CSV出力機能）
• 定員に達した場合、自動でコメントを掲載する機能。