感性やアイデアで勝負する企画やデザインの制作。もちろん、クライアントに満足してもらう事が一番大切ですが、時間を掛ければ良いという訳ではありません。
経営者としては、会社全体の「効率」も管理していかねばなりません。そんなお悩みをWEBシステムで解決した事例をご紹介します。
広告・デザイン制作会社様
お客様の業務紹介
| 業務内容 | 広告・印刷物の企画・デザイン制作、その他デザインの企画 |
| 学生数 | 20名以上 |
| 導入システム | 案件管理システム |
お悩み・課題
従業員の「デザイン制作」業務を見える化・経営管理したい。
受注後、初回に提出したデザイン案でクライアントから一発でOKをもらえれば、デザイナーの作業時間は短く、短期で納品できます。しかし、クライアントとのイメージが合わない場合は、デザイン案の修正が何度も何度も繰り返されます。
もちろん、最後には「なんとか納期に間に合って良かった」「クライアントが満足してくれて良かった」と一番に思うと同時に、企業として「効率」も考えていく必要があります。デザイン＝人の感性・センスの仕事であると同時に、経営者としては、作業時間・効率を把握する事も重要な経営管理の仕事です。
クライアントの満足は当たり前として、１つの案件に対し
- 納品まで、誰が、どのくらい作業時間を費やしたのか。
- そもそも、見積金額は妥当であったか。
- 今後、案件進行を改善するための情報を蓄積したい。
- 企画、デザイン制作作業を数値で記録できないか。
- デザイン制作作業を見える化したい。
などのお悩みをお持ちでした。
WEBシステム導入後の効果
デザイン作業の見える化に成功。各案件に関する数値を社内で情報共有。
- 効率が良い（納品までの期日が短い）案件の把握に繋がった。
- 制作チームの作業時間が見える化できた。
- 作業時間を把握することにより、マイナス案件の把握に繋がった。（より正確な見積作成へと改善）
- デザイン業務以外の「無駄な時間」を取られていることが把握できた。
- 社員の「時間＝お金」「時間管理」という意識が強くなった。
- エクセルで管理していた、全社・各営業マンの年間・月間の納品予定・売上予測をWEB上で全社員が共有できるようになった。
今後の課題
- 時間数入力の正確性を追求する必要あり。
- 全社員に簡単に伝わるよう、集計結果がグラフなど図で出力される機能を付けたい。
- クライアントとのズレを解消するための営業ツール・実績紹介ツールの作成。（タブレット用）
- 低予算にも効率よく対応できる、雛形デザインの活用。
導入WEBシステムの概要
案件管理システム
- 受注案件の登録、一覧表示、集計機能
案件No／案件名／受注日／担当者／クライアント名／納品予定日／受注金額／状況 等 - 納品管理、売上管理機能
納品スケジュール・売上予測を月間・年間で一覧表示。
作業時間管理システム
- 担当別作業時間の入力、集計機能
- 案件別作業時間の入力、集計機能
（誰が、どの案件に、何時間掛かったかを一覧で表示）
動作環境
共用のレンタルサーバにて運用中。
